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Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs


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Mit Urteil vom 24. November 2023 hat das Finanzgericht Düsseldorf (FG) die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs und die Dokumentation nachträglicher Änderungen präzisiert.
Im vorliegenden Fall hatte die Klägerin ihrem Arbeitnehmer einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen. Der Arbeitnehmer führte ein elektronisches Fahrtenbuch mit der Software “Fahrtenbuch Express”. Bei der GmbH (Klägerin) wurde eine Lohnsteueraußenprüfung durchgeführt. Zur Führung des Fahrtenbuchs erklärte der Arbeitnehmer: „Die durchgeführten Fahrten werden zunächst auf einem Zettel notiert. Meistens nach (Voll-)Tankungen werden diese dann neben dem Kostenbeleg in das elektronische Fahrtenbuch eingegeben und auf Richtigkeit kontrolliert. Am Monatsende wird das Fahrtenbuch abgeschlossen, ausgedruckt und archiviert.
Die Werte (Gesamt-/Privatkilometer, Kosten etc.) werden dann in eine Excel-Tabelle eingegeben, um den Kilometer-Wert zu ermitteln.“ Die erwähnten Notizzettel wurden - was zwischen den Beteiligten nicht streitig ist - nicht aufbewahrt.
Der Prüfer kam zu dem Schluss, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß sei. Die Einsichtnahme der Ursprungsdaten habe ergeben, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgt seien, sondern eine Aktualisierung im 3 bis 6-Wochenrhythmus erfolgt sei. Das Fahrtenbuch sei deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil sei unter Anwendung der sog. 1 % - Regelung zu ermitteln.
Die dem Gericht vorgelegten Fahrtenbücher erfüllten nach Auffassung des FG die Voraussetzungen nicht, da die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form fehle (nachträgliche Änderungen an den Daten wurden nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert) und die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt worden seien.
Des Weiteren seien die Änderungsprotokolle bzw. "sonstige interne Protokolldateien" trotz Aufforderung nicht vorgelegt worden. Damit lässt sich in keiner Weise feststellen, wann die Eintragungen der einzelnen Monate „festgeschrieben“ wurden und welche Änderungen zuvor vorgenommen wurden. In letzterem Punkt unterscheidet sich das hier zu beurteilende Fahrtenbuch deutlich von einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch, in dem nachträgliche Änderungen durch Durchstreichungen, Überklebungen oder herausgerissene Seiten sichtbar bleiben.
Das Gericht stellte klar, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nur dann die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis der Privatnutzung erfülle, wenn es eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit biete und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sei.
Quelle: Finanzgericht Düsseldorf, 3 K 1887/22 H(L)

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